Kurumsal İşlemlerde IBAN Değişikliği İçin Gerekli Belgeler

Kurumsal ödemelerin ve hakedişlerin aksamaması için şirket IBAN güncellemeleri 1-3 iş günü içinde tamamlanır ve bu işlem için kurumlarca ücret talep edilmez. Resmi bildirim yapılmadığı sürece fatura ödemeleri eski hesaba aktarılmaya devam eder. İşlemi başlatmak için şirket yetkilisinin imza sirküleri ve kaşeli/e-imzalı başvuru dilekçesi yeterlidir.nn

nn

Kurumsal IBAN Güncellemesinde İstenen Temel Evraklar

n

Kurumsal IBAN değişikliği taleplerinde finans departmanları ve kamu kurumları güvenlik nedeniyle belgeleri titizlikle inceler. Şirket adına kayıtlı olmayan kişisel hesaplar kurumsal ödeme sistemlerinde kesinlikle onaylanmaz.

nn

İşlemleri aksatmadan tamamlayabilmek için dosyanızda bulunması gereken evraklar şunlardır:

n

n
• İmza Sirküleri: Şirket adına işlem yapmaya yetkili kişilerin geçerlilik süresi dolmamış noter onaylı imza sirküleri fotokopisi.

n

• Banka IBAN Teyit Mektubu: Banka şubesinden alınan, üzerinde şirket unvanı ve yeni IBAN numarası yer alan kaşeli ve imzalı banka yazısı veya orijinal dekont.
• Vergi Levhası: Şirketin son takvim yılına ait güncel vergi levhası fotokopisi.

n

• IBAN Değişiklik Dilekçesi: Şirket antetli kağıdına basılmış, yetkili kişi tarafından imzalanmış ve şirket kaşesi vurulmuş başvuru metni.

n

• Ticaret Sicil Gazetesi: Şirket unvanında veya ortaklık yapısında yakın zamanda değişiklik olduysa en son sicil gazetesi örneği.

n

• Yetkili Kimlik Fotokopisi: Dilekçede imzası bulunan şirket yetkilisinin T.C. kimlik kartı ön ve arka yüz fotokopisi.

n

nn

Şirket IBAN Güncellemesinde Yapılan En Yaygın Hatalar

n

Finans birimlerinin en sık karşılaştığı engel, banka hesabındaki unvan ile vergi dairesindeki şirket unvanının birebir eşleşmemesidir. Küçük bir harf eksikliği veya uzantı hatası ödemelerin sistemde askıya alınmasına neden olur.

nn

Ayrıca KEP adresi üzerinden gönderilen fakat içinde güvenli e-imza barındırmayan dilekçeler güvenlik protokolü gereği işleme alınmaz. Dilekçenin KEP ile iletilmesi durumunda dosyanın nitelikli elektronik sertifika ile imzalanması zorunludur.

nn

Son olarak, süresi dolmuş imza sirküleri sunulması başvurunun doğrudan reddedilmesine yol açar. Noter onaylı sirkülerin geçerlilik tarihini başvurudan önce kontrol etmek gerekir.

nn

Kurumsal IBAN Değişiklik Bildirimi Adımları

n

Kurumsal banka hesabı güncellemeleri, ödemeyi yapacak kurumun çalışma prensiplerine göre birkaç farklı kanaldan yürütülebilir. Süreci eksiksiz ilerletmek için takip edilecek adımlar şunlardır:

nn

n
1. Banka Teyit Yazısının Alınması: Yeni IBAN hesabının bulunduğu bankadan kurum onaylı IBAN teyit mektubu talep edin.

n

2. Başvuru Dilekçesinin Hazırlanması: Şirket antetli kağıdına eski IBAN, yeni IBAN ve değişiklik gerekçesini belirten resmi talep yazısı hazırlayın.

n

3. Belgelerin İmzalanması: Hazırlanan evrakları imza sirkülerindeki yetki tanımına uygun olarak kaşeleyip imzalayın.

n

4. Evrakların Kuruma İletilmesi: Dosyayı ilgili kurumun finans birimine KEP adresi üzerinden veya elden teslim tutanağı ile iletin.

n

5. Sistem Onayının Alınması: Başvurudan sonra kurumun cari kart güncellemelerini yapan muhasebe birimi ile iletişime geçerek onayı teyit edin.

n

nn

nn

KEP Üzerinden Bildirim ve Fiziki Evrak Teslimi Karşılaştırması

n

Kurumsal IBAN güncellemeleri hem dijital kanallardan hem de geleneksel posta yollarıyla yapılabilir. Kanallar arasındaki süre ve işlem farkları şu şekildedir:

nn

n

n

n

n

n

n

n

n

n

n

n

n

n

n

n

n

n

n

n

n

n

nn

Kamu ve Özel Sektör İşlemlerindeki Farklılıklar

n

Kamu kurumlarına (SGK, Mal müdürlükleri, belediyeler) yapılan IBAN değişiklik başvurularında sistem otomatik olarak vergi ve SGK borç sorgulaması yapar. Hesabınızda resmi blokaj veya haciz kararı bulunuyorsa kamu kurumları yeni IBAN tanımlamasını reddedebilir.

nn

Özel sektör firmaları ile yürütülen süreçlerde ise tedarikçi portalı üzerinden yükleme yapılması istenebilir. Evrak yüklemesi tamamlandıktan sonra kurumun finans birimi dolandırıcılığı önlemek adına şirket yetkilisini telefonla arayarak teyit alır.

nn

E-Fatura kullanıcısı olan şirketlerin, yeni IBAN bilgilerini e-fatura taslaklarına eklemesi ve portal üzerindeki varsayılan banka hesabını güncellemesi ödeme süreçlerini hızlandırır.

nn

Kurumsal IBAN Güncellemesinde Sık Karşılaşılan Durumlar

n

Şirketlerin finansal operasyonları sırasında IBAN değişikliğiyle ilgili en çok karşılaştığı özel senaryolar aşağıda yanıtlanmıştır.

nn

nn

nn

nn

nn

nn

nn

IBAN Değişiklik Bildirimi Sonrası Yapılacak Kontroller

n

Dilekçe ve ekleri kuruma teslim edildikten sonraki ilk fatura döneminde muhasebe biriminden cari kart onayı istenmelidir. Ödeme gününden en az 2 iş günü önce sistem kaydını teyit etmek, paranın eski hesaba gitmesini veya askıda kalmasını engeller.